Documents/Drive

Documents locals o al núvol
Avui ja no podem fer la tasca professional sense documents digitals. Els més habituals són els documents de text, on es pot donar format al text o incloure elements.
També són freqüents les "presentacions", el format digital de les diapositives fotogràfiques, que es poden utilitzar per presentar informació de manera seqüencial. Els fulls de càlcul serveixen per organitzar informació en taules, fer càlculs amb les dades o representar-les gràficament.

Aquests programes s'han d'instal·lar a l'ordinador de treball per poder començar a crear els documents, que es desen al mateix ordinador on es troba el programa. Això vol dir que per accedir al document cal anar a l'ordinador on està desat. Si teniu el document en local, desat al vostre ordinador personal a casa vostra, no hi teniu accés des del centre de treball. I és on els llapis de memòria resulten tan pràctics!
En altres sistemes, per exemple a les aules d'ordinadors, sol haver un ordinador servisor del qual depenen un seguit d'ordinadors formant una xaxa local. Aquest servidor té una carpeta compartida a la qual poden accedir les persones que treballen des d'aquests ordinadors de la xarxa local. Però igualment, cada persona treballa a un ordiandor independent i amb un programa independent.
Quines implicacions té això? Per exemple, que si voleu crear un document entre diverses persones no és fàcil coordinar el treball: cal anar passant diferents versions del document, fer control de canvis i anar intercanviant els fitxers per correu electrònic.

Hi ha una altra opció. Treballar a Internet, "al núvol". L'únic programa que cal instal·lar a l'ordinador és el navegador. No cal instal·lar cap altre programa.

Documents/Drive de Google
Drive de Google us permet aquest treball en línia facilitant el treball col·laboratiu. Hi podeu crear els tipus de documents més habituals: de text, presentacions, fulls de càlcul, dibuixos i també formularis.
Què es pot fer amb documents de text?

• Crear nous documents amb un editor senzill que ens permet donar-los-hi format, revisar l'ortografia, etc.
• Pujar documents en format Word, OpenOffice...
• Convidar altres persones per tal que puguin participar o veure els vostres documents.
• Veure l'historial de revisions dels documents per tal de recuperar edicions anteriors.
• Mantenir converses síncrones o asíncrones sobre aspectes relacionats amb l'edició del document.
• Publicar documents en línia per a posar-los a disposició de tothom. 
• Baixar documents al vostre ordinador en format Word, Open Office....
• Enviar documents com arxius adjunts per correu electrònic.

Què podeu fer amb fulls de càlcul?

• Importar i exportar dades amb formats XLS, CSV o ODS i exportar-les amb format PDF i HTML.
• Utilitzar l'edició de formats i fórmules per a obtenir el resultat desitjat.
• Utilitzar el xat per tal de comentar l'edició.
• Incrustar un full o una secció d'un full dins un bloc o pàgina web.

Què podeu fer amb presentacions?

• Importar presentacions existents amb formats PPT i PPS.
• Exporatr les presentacions en format ZIP.
• Inserir imatges i donar forma a les vostres diapositives.
• Editar i compartir presentacions amb altres persones.
• Visualitzar les presentacions des d'altres ubicacions, en el temps.
• Publicar-les perquè tothom hi tingui accés.

Què podeu fer amb formularis?

• Crear formularis amb preguntes i diferents possibilitats de resposta.
• Enviar els formularis per correu electrònic a diferents persones.
• Consultar les respostes en format gràfic o en full de càlcul associat.
• Incrustar el formulari dins un bloc o pàgina web.

El panell de gestió dels documents

Creació i càrrega de documents: Amb l'opció "Crea" podreu crear nous documents, fulls de càlcul, presentacions, dibuixos, formularis i carpetes. L'opció "Puja" permet pujar documents des del vostre ordinador a Google Docs.

Llistat de documents: En aquest espai tindreu la relació de documents creats, pujats i els que altres persones comparteixen amb vosaltres.

En seleccionar un document apareix un seguit d'icones per a realitzar diferents accións: veure els detalls descriptius del document, imprimir-lo, ubicar-lo a diferents col·leccions, compartir-lo , esborrar-lo.....

Organització i cerca de documents: La cerca la podeu der de diferents maneres: per paraules clau, per les propietats del documents, per col·leccions, per tipus i per compartició amb altres persones. Els documents es poden destacar clicant sobre l'estrella que hi ha a l'inici. Amb els documents podeu realitzar diferents accions: obrir, compartir, destacar..... També podeu visualitzar els detalls del documents i afegir-hi una petita descripció o canviar els permisos i la visibilitat. Per accedir a la descripció del document heu de seleccionar-lo i clicar la icona corresponent.